Um consultório organizado e com boa aparência fazem com que o ambiente e o profissional de saúde sejam ligados à higiene, eficiência e boa qualidade de serviço. Estes são fatores importantes para o sucesso nesse segmento, pois, assim, o cliente retornará e indicará o local.

Dito isso, deu para ter uma noção de como é importante ter um ambiente bem organizado, não é mesmo? Essa tarefa não é tão fácil, mas algumas atitudes facilitarão muito o trabalho e o resultado compensa todo o esforço.

Veja a seguir 8 dicas para organizar o ambiente do seu consultório, transmitir credibilidade e causar as melhores impressões em seus clientes.

1. Dedique um tempo para organizar tudo

Apesar dos inúmeros afazeres que fazem parte da rotina dos profissionais da saúde, é muito importante separar um período diário ou semanal para se dedicar a organizar o seu espaço de trabalho.

No início essa pode ser uma tarefa longa, mas quanto mais organizado o espaço fica, mais fácil é mantê-lo assim. Além disso, esse tempo aparentemente “perdido”, na verdade, ajuda a prestar um atendimento mais rápido, já que será preciso gastar preciosos minutos procurando papéis importantes no meio de outras coisas fora do lugar.

2. Deixe apenas o essencial à mão

Mesas e balcões costumam ser os primeiros lugares a ficar bagunçados, pois é neles que as coisas se acumulam: papéis, canetas, pastas e objetos de decoração. Todos esses itens misturados causam a sensação de que quem usa esse espaço está completamente perdido.

Receber um cliente em uma mesa desorganizada causará uma péssima impressão. Portanto, deixe apenas o que for realmente essencial sobre mesas e balcões. Computador, telefone ou algumas canetas e papel para anotações, por exemplo, devem ficar bem dispostos na mesa, já que são itens usados com frequência.

Já agendas, pastas e outros itens que não são usados constantemente devem ser guardados em gavetas, por ordem de prioridade: os mais importantes e utilizados nas gavetas de cima, e aquilo que é usado com menos frequência nas de baixo.

Equipamentos médicos ou odontológicos também podem ser organizados por ordem de prioridade, sempre respeitando, claro, as regras de higiene.

3. Organize as fichas dos pacientes

Seja em arquivos virtuais salvos no computador ou em pastas físicas, mantenha as fichas dos pacientes bem organizadas. Afinal, você sabe bem que as informações deles são essenciais e qualquer troca pode causar grandes problemas.

Salvar tudo no computador pode ser mais prático, mas lembre-se de que é importante deixar as informações em pastas acessíveis e bem organizadas — planilhas podem ajudar nisso. Crie um critério para a organização, separando tudo por ordem alfabética, tipo de tratamento, datas de consultas ou qualquer outro. Escolha aquele com o qual você está mais habituado e que faça mais sentido dentro da sua rotina.

No caso de papéis e outros documentos físicos, prefira pastas com etiquetas e arrumadas de acordo com algum dos critérios de separação que já mencionamos. Elas podem ficar em fichários ou gaveteiros para pastas suspensas, por exemplo, mas nunca as coloque em cima da mesa ou balcões. Além de deixarem esses espaços com um ar de bagunça, elas ainda podem se misturar, causando má impressão em quem chega.

4. Escolha uma boa decoração para o consultório

Ter uma decoração harmoniosa, com cores bem escolhidas, também colabora muito para deixar o ambiente mais apresentável e causar um impacto positivo nos clientes. O ideal é dar preferência para tons de branco e claros, que demonstrem higiene. Mas não é preciso deixar tudo de uma só cor: aposte em uma variedade de tons que tragam sensação de harmonia, conforto e aconchego.

Itens decorativos, como modelos anatômicos, porta-retratos ou mesmo pôsteres informativos também podem ser usados, mas fique sempre de olho para não exagerar e causa poluição visual.

5. Organize também o estoque e demais espaços

É claro que é preciso ter uma atenção especial aos locais frequentados pelos clientes, mas todos os ambientes do consultório, como o estoque e o banheiro, precisam ser organizados. Com isso, além de fortalecer o hábito de deixar tudo organizado, você ainda facilita a limpeza e a manutenção desses espaços e o acesso aos itens que serão usados no dia a dia.

6. Descarte o que não será usado

Não é raro guardarmos panfletos, papéis e itens que usamos uma só vez. Ou seja, muito do que se acumula nas mesas ou balcões não será mais usado e fica apenas juntando poeira e aumentando a desorganização.

Assim, separe um momento do dia ou da semana para avaliar o que pode ser descartado e o que ainda precisa ser guardado. Isso vai trazer muito mais espaço, facilitar a organização e ainda contribuir para a limpeza e a higienização do ambiente.

7. Sempre mantenha tudo limpo

Manter o consultório limpo é essencial para que se tenha uma boa imagem com os clientes. Muitas vezes, um ambiente desorganizado esconde a sujeira e faz com que ela só aumente. A limpeza também fica mais fácil quando está tudo organizado, e o inverso também vale: é mais fácil organizar um ambiente limpo.

8. Olhe com os olhos do cliente para o consultório

Se colocar no lugar do cliente é fundamental para reparar em pontos que, como profissional, muitas vezes passam despercebidos. Em meio à rotina de trabalho, podemos nos acostumar com algumas coisas que, para um cliente que chega ao consultório pela primeira vez, por exemplo, farão toda a diferença.

Busque olhar para o ambiente com os olhos de quem acabou de conhecer o espaço. Procure por coisas que um cliente pode notar, tente entender qual é a sensação que ele terá ao entrar no consultório e qual será sua primeira impressão. Fazer esse exercício pode ajudar muito a deixar tudo mais limpo e organizado.

Gostou das dicas? Como você acha melhor organizar o seu consultório? Conte para nós nos comentários!